Nähern wir uns dem Wissensmanagement einmal über die Definition aus Wikipedia:
"Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisationales Wissensmanagement) bzw. der eigenen Person (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte." Und weiter heißt es: "Einen Beitrag dazu können Informationssysteme leisten, indem sie die Mitarbeiter kommunikativ vernetzen und Informationen bereitstellen und bewahren."

Unter den 10 wichtigsten Vorteilen von SharePoint listet Microsoft unter anderem "Sie vereinfachen den unternehmensweiten Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Informationen über ungleichartige Systeme hinweg" und "Sie verbinden Personen mit Informationen und Fachwissen" auf. In den Definitionen steckt also bereits, dass SharePoint "einen Beitrag zum Wissensmanagement leisten kann". Allerdings sollte jedem auch klar sein, dass Wissensmanagement in seiner Gesamtheit ein weit größeres Gebiet abdeckt, als nur das, was SharePoint unterstützen kann. Zum Beispiel hilft uns SharePoint bei der Gestaltung einer Strategie zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter (leider) nur technisch (Dokument zentral ablegen, usw.) aber eben nicht inhaltlich

Warum ich das ganze erzähle? Nun, viele Projekte im SharePoint-Umfeld kranken an der "it-lastigen" Einführung. SharePoint wir behandelt wie ein IT-Projekt. Stellen wir uns doch einmal vor, wir würden ein "Wissensmanagement"-Projekt haben und SharePoint ist nur unsere technologische Plattform. Würde das Projektteam noch genauso aussehen?  Wären die Schwerpunkte und Fragestellungen die gleichen? Wie sieht überhaupt ein Wissensmanagement-Projekt aus?

Prof. Dr. North beschreibt zum Wissensmanagement für KMUs ein "12-Punkte Programm: Wissensorientierte Unternehmensführung – So sollten Sie vorgehen". Bevor wir uns das genauer anschauen bitte nochmal genau auf den Titel achten: "Wissensorientierte Unternehmensführung". Wir sind also von der IT über das Wissensmanagement jetzt bei der Führungsebene angekommen.

Vier dieser zwölf Punkte lassen sich meiner Ansicht nach etwas allgemeiner interpretieren und als Teil eines Projektvorgehens betrachten. Die anderen acht beinhalten konkretere Fragen des Wissensmanagements, bei denen SharePoint ein Teil der Lösung sein kann. Zu den letzteren komme ich im nächsten Beitrag.

1. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema Wissensmanagement und führen Sie eine Problemdiagnose durch: Wo ist unser Wissensbedarf nicht gedeckt? An welchen Stellen könnten wir den Wissensfluss verbessern?

Mir fällt dazu ein Zitat aus der Moderation ein: "Betroffene zu Beteiligten machen". Natürlich ist es absolut sinnvoll und wichtig das zu tun. Wir bauen unseren SharePoint ja nicht für uns, sondern für die Anwender. Und das die Akzeptanz einer Lösung steigt, wenn man selbst daran beteiligt ist (oder zumindest die Chance hatte sich zu beteiligen), ist mittlerweile auch hinlänglich bekannt. Frage: Sind die Endanwender in unseren Projekten immer so eingebunden und berücksichtigt?

Ein weiterer Aspekt ist, sich des Projektziels explizit bewusst zu werden. Also kein Einstieg nach dem Motto "die Anderen haben SharePoint, wir nehmen das jetzt auch", sondern genau darüber nachzudenken, bei was mir die SharePoint Lösung helfen soll. Wo stehen wir jetzt und was erwarte ich mir im Endeffekt?

2. Leiten Sie aus der Unternehmensstrategie auch Wissensstrategien ab. Welche Kompetenzen wollen Sie in den nächsten Jahren aufbauen?

Diesen Punkt muss ich etwas weiter verbiegen, um ihn in Bezug zu SharePoint zu setzen. Beim Wissensmanagement soll also ein Bezug zwischen Unternehmensstrategie und Wissensstrategie hergestellt werden. Muss ich meine SharePoint Strategie auch von der Unternehmensstrategie ableiten? In gewisser Weise schon. Zum Beispiel bei der Frage der Berechtigungen: Wie offen arbeiten wir innerhalb des Unternehmens oder gar mit externen zusammen? Darf jeder alles sehen oder nur Teile?

Ich gebe ja zu, dass ich hier vielleicht einen gewagten Zusammenhang herstelle, aber ich finde Aspekt wichtig, SharePoint nicht einfach als Tool in einen Werkzeugkoffer zu werfen, sondern bewusst in eine ganzheitliche Strategie einzubetten.

3. Schaffen Sie Rahmenbedingungen, die Generierung und Austausch von Wissen fördern, beispielsweise durch offene Informationsweitergabe, Anreizsysteme, Wissenskriterien in Mitarbeiterbeurteilungen oder Betriebsvereinbarungen zur Zusammenarbeit.

Dieser Punkt ist gar nicht soweit vom letzteren entfernt. Nach der Strategie nun die Kultur und die beeinflusst SharePoint immens. Informationen zu teilen ist nämlich keine reine Frage des Tools sondern vielmehr auch eine des Wollens. Heißt also: Wer bislang nicht mit seinen Kollegen zusammengearbeitet hat und sich statt dessen als "Experte" bitten lässt, der wird auch im SharePoint nicht preisgeben, was er weiß. Da kann die Oberfläche noch so schön und funktional sein. Da wir die User nicht wirklich zwingen können ein Dokument hochzuladen, einen Blogbeitrag zu schreiben oder eine Anfrage im Forum zu beantworten müssen wir dafür sorgen, dass sie es wollen. Hier ist häufig auch vom "Reifegrad des Unternehmens" die Rede (z.B. bei IMPACT), was nichts anderes heißt, als dass wir vorab untersuchen müssen , ob das Unternehmen überhaupt bereit für SharePoint ist. Der kulturelle Boden muss gewissermaßen bereitet sein, damit  SharePoint Früchte tragen kann.

12. Setzen Sie Wissensmanagement konsequent um. Leben und entwickeln Sie die Werte einer offenen und Vertrauensvollen Arbeit.

Auch hier haben wir wieder einen Volltreffer. Konsequente Umsetzung! Möglichst alle sollten mitmachen und sich an die Regeln halten. Weiterentwickeln sollten sich aber nicht nur die Werte, sondern auch die Mitarbeiter und die technische Plattform. Die meisten Lösungen brauchen Moderatoren oder "Kümmerer", die dafür sorgen, dass die kulturellen und organisatorischen Rahmenbedingungen eingehalten werden, damit die neue Arbeitsweise für alle selbstverständlich werden kann.

 

Sicherlich sind das alles keine bahnbrechend neuen Erkenntnisse. Mir hat der Bezug zum Wissensmanagement aber schon in vielen Diskussionen geholfen. Wir haben da mit SharePoint vielleicht etwas technisch neues in der Hand, aber der Rahmen ist schon länger beschrieben und definiert. Im nächsten Teil wird es um konkrete Beispiele für Umsetzung von Wissensmanagementmethoden auf Basis von SharePoint gehen.

Schwierig scheint es aber nicht nur zu sein, SharePoint in seiner Gesamtheit zu verstehen, sondern auch die auf SharePoint basierenden Lösungen im Unternehmen erfolgreich einzuführen. In einem meiner letzten Blogbeiträge hatte ich schon darauf verwiesen, dass Microsoft und die Uni St. Gallen mit IMPACT sogar eine eigene Einführungsmethode für SharePoint Projekte definieren.

Neben Collaboration, Metadaten, Social Networking und Enterprise Content Management fällt im Zusammenhang mit SharePoint auch oft der Begriff "Wissensmanagement". Und irgendwie scheint es mit Wissensmanagement ähnlich zu sein, wie mit SharePoint: Alle reden darüber, aber eine griffige Definition fällt schwer oder ist nicht geläufig.

Prof. Dr. Klaus North, der Autor von Büchern wie "Produktive Wissensarbeit(er)" oder "Wissensorientierte Unternehmensführung", stellt in seiner Präsentation "Fit für den Wissenswettbewerb?" die Frage, was hilft weiter, wenn man vor folgenden Problemen/Fragen steht:

•Haben wir das schon einmal gemacht?

•Wer teilt mit mir ähnliche Erfahrungen (auch aus anderen Unternehmen)?

•Wie können wir bereits gemachte Fehler vermeiden?

•Was haben wir aus dem Projekt gelernt?

•Wie können wir sicherstellen, dass Frau/Herr X Ihr/sein Wissen vor dem Ausscheiden weitergibt?

•Wie können wir von Kunden, Lieferanten, Konkurrenz lernen?

•Wie können wir Trends schnell erkennen und in neue Produkte und Geschäftsideeen umsetzen?

Seine Antwort lautet -> Wissensmanagement! Mir lag eigentlich SharePoint auf der Zunge  

Wenn aber die grundlegenden Fragestellungen zumindest sehr ähnlich sind, dann liegt es nahe, sich die Methoden und Erkenntnisse dieser Disziplin einmal näher anzuschauen. Schließlich gibt es Wissensmanagement schon etwas länger als SharePoint. Ist SharePoint am Ende nur ein Tool, um einige Ideen von Wissensmanagement umzusetzen?

Also habe ich mich auf die Reise begeben und versucht mir zunächst die Grundlagen von Wissensmanagement anzueignen. Gabi Reinmann, Professorin an der Philosophisch-sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Augsburg (Medienpädagogik), hat einen Studientext "Wissensmanagement"  veröffentlicht. Studientext ist dabei etwas untertrieben. Für mich waren die 116 Seiten schon eine recht Umfangreiche Einführung in das Thema.

Nach der Lektüre drängte sich die Frage auf, ob wir uns bei der Einführung von SharePoint nicht vieles bei den Kollegen vom Wissensmanagement abschauen können. Die philosophieren nämlich schon seit Jahren über Themen, die auch bei SharePoint Projekten immer wieder auftauchen. Man könnte auch mal ganz banal fragen: Mache ich automatisch Wissensmanagement, wenn ich SharePoint nutze?

Im nächsten Teil werde ich Euch berichten, welche Gemeinsamkeiten ich entdeckt habe und was uns theoretisch und praktisch in der SharePoint Welt weiterhelfen kann. Natürlich freue ich mich auch über Feedback: Hat vielleicht jemand das Thema schon beleuchtet oder praktische Erfahrungen gesammelt, die in diesen Kontext passen? Dann hinterlasst doch bitte einen Kommentar oder schickt eine Mail an thomas(at)sharepointsisters.de. Oder kommt zu einem der nächsten Treffen der SharePoint UserGroup Hamburg, dann können wir uns auch persönlich austauschen.

der Download Link.

Happy Upgrading.

Burkhard Zimmermann von Philips schilderte die Einführung von SharePoint und Office 2007 bei Philips aus der Sicht des Projektmarketings.

Für das Erreichen der Nutzerakzeptanz wurde sogar ein professioneller Werbefilm für das interne SharePoint Portal produziert. Respekt! Ich habe selten Unternehmen erlebt, die so konsequent an der erfolgreichen Einführung eines Portals arbeiten.

Das Projekt zur Einführung wurde nach PRINCE II durchgeführt und auch nach dem Rollout werden die Benutzer regelmäßig mit Tipps und Tricks unterstützt und motiviert. Diese kurzen Hilfestellungen werden im Portal veröffentlicht und per Email versendet.

Ich habe schon einige SharePoint Projekte an der Nutzerakzeptanz aufgrund fehlendem oder zumindest unzureichendem Projektmarketing scheitern sehen. Das hierfür ebenfalls ausreichend Budget eingeplant werden sollte, und sich dies auch lohnt, zeigt das Philips-Beispiel deutlich. Neben dem technischen und fachlichen SharePoint Projekt, gibt es eben auch noch ein organisatorisches SharePoint Projekt. Nur leider wird dies oft aus Zeit- und Kostengründen eingespart.

Der Foliensatz von Herrn Zimmermann anbei.