SharePoint ermöglicht den (technischen!) Schritt über  Web 2.0 zum Enterprise 2.0: Portale, Blogs, Wikis, Personalisierbarkeit – kurz Anpassungsmöglichkeiten ohne Ende. Und genau da zeigt sich in der Praxis ein großes Problem. Wer SharePoint ohne weitere Rahmenvorgaben sich selbst bzw. den Endbenutzern überlässt, wird sich über kurz oder lang einer grenzenlosen Vielfalt an Portalen, Metadaten und Lösungen erfreuen. Oder aus Betriebs- und Organisationssicht an ihr verzweifeln.

Wichtig ist bei aller Individualisierung das organisatorische Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. Ein Metadatum „Abteilung“ (z.B. für die Zuordnung von Dokumenten zu einer Organisationseinheit) sollte an einer Stelle zentral gepflegt und verwaltet werden. Die Gründe liegen auf der Hand: Wenn jedes Portal seine eigene Abteilungsstruktur pflegt führt das einerseits zu unnötiger Doppelverwaltung und andererseits zu nicht oder nur schwer wieder integrierbaren Insellösungen.

Wann aber ist eine Funktion oder ein Metadatum von globalem Interesse? Diese Entscheidung kann natürlich nicht immer im Vorfeld getroffen werden. Eine Organisation entwickelt sich weiter und vielleicht „reift“ etwas erst mit der Zeit zum „globalen Feature“.

Wichtig ist also nicht nur eine Bewertung von geplanten Lösungen, sondern auch eine regelmäßige Überprüfung der vorhanden. In der Literatur wird diese Aufgabe vom sog. SharePoint Governance Board (SPGB) wahrgenommen. Um den unterschiedlichen Aspekten Rechnung zu tragen, besteht diese Gremium idealerweise aus einem Vertreter des IT-Betriebs, der Fachabteilungen und der Organisation bzw. des Wissensmanagements. Das SPGB versteht sich dabei nicht als Kontrollinstanz, sondern vielmehr als Wegweiser. Es geht nicht primär darum, Lösungen zu verhindern oder Tools zu verbieten, sondern den Interessen und der Vision des gesamten Unternehmens gerecht zu werden. Das SPGB muss über alle Aktivitäten im SharePoint informiert sein, die nötige Kompetenz und vor allem auch gewisse Entscheidungsbefugnisse besitzen. Ziel ist, die „Kreativität“ der Endanwender ein wenig zu lenken, Prioritäten zu setzen und den Mehrwert durch Integration und strukturierten Datenfluss sicherzustellen.