Nach der Einleitung im ersten Teil nun ans Eingemachte. Wissensmanagement und SharePoint scheinen also irgendwie miteinander verwoben zu sein. Was hilft uns das?

Nähern wir uns dem Wissensmanagement einmal über die Definition aus Wikipedia:
"Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisationales Wissensmanagement) bzw. der eigenen Person (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte." Und weiter heißt es: "Einen Beitrag dazu können Informationssysteme leisten, indem sie die Mitarbeiter kommunikativ vernetzen und Informationen bereitstellen und bewahren."

Unter den 10 wichtigsten Vorteilen von SharePoint listet Microsoft unter anderem "Sie vereinfachen den unternehmensweiten Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Informationen über ungleichartige Systeme hinweg" und "Sie verbinden Personen mit Informationen und Fachwissen" auf. In den Definitionen steckt also bereits, dass SharePoint "einen Beitrag zum Wissensmanagement leisten kann". Allerdings sollte jedem auch klar sein, dass Wissensmanagement in seiner Gesamtheit ein weit größeres Gebiet abdeckt, als nur das, was SharePoint unterstützen kann. Zum Beispiel hilft uns SharePoint bei der Gestaltung einer Strategie zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter (leider) nur technisch (Dokument zentral ablegen, usw.) aber eben nicht inhaltlich

Warum ich das ganze erzähle? Nun, viele Projekte im SharePoint-Umfeld kranken an der "it-lastigen" Einführung. SharePoint wir behandelt wie ein IT-Projekt. Stellen wir uns doch einmal vor, wir würden ein "Wissensmanagement"-Projekt haben und SharePoint ist nur unsere technologische Plattform. Würde das Projektteam noch genauso aussehen?  Wären die Schwerpunkte und Fragestellungen die gleichen? Wie sieht überhaupt ein Wissensmanagement-Projekt aus?

Prof. Dr. North beschreibt zum Wissensmanagement für KMUs ein "12-Punkte Programm: Wissensorientierte Unternehmensführung – So sollten Sie vorgehen". Bevor wir uns das genauer anschauen bitte nochmal genau auf den Titel achten: "Wissensorientierte Unternehmensführung". Wir sind also von der IT über das Wissensmanagement jetzt bei der Führungsebene angekommen.

Vier dieser zwölf Punkte lassen sich meiner Ansicht nach etwas allgemeiner interpretieren und als Teil eines Projektvorgehens betrachten. Die anderen acht beinhalten konkretere Fragen des Wissensmanagements, bei denen SharePoint ein Teil der Lösung sein kann. Zu den letzteren komme ich im nächsten Beitrag.

1. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für das Thema Wissensmanagement und führen Sie eine Problemdiagnose durch: Wo ist unser Wissensbedarf nicht gedeckt? An welchen Stellen könnten wir den Wissensfluss verbessern?

Mir fällt dazu ein Zitat aus der Moderation ein: "Betroffene zu Beteiligten machen". Natürlich ist es absolut sinnvoll und wichtig das zu tun. Wir bauen unseren SharePoint ja nicht für uns, sondern für die Anwender. Und das die Akzeptanz einer Lösung steigt, wenn man selbst daran beteiligt ist (oder zumindest die Chance hatte sich zu beteiligen), ist mittlerweile auch hinlänglich bekannt. Frage: Sind die Endanwender in unseren Projekten immer so eingebunden und berücksichtigt?

Ein weiterer Aspekt ist, sich des Projektziels explizit bewusst zu werden. Also kein Einstieg nach dem Motto "die Anderen haben SharePoint, wir nehmen das jetzt auch", sondern genau darüber nachzudenken, bei was mir die SharePoint Lösung helfen soll. Wo stehen wir jetzt und was erwarte ich mir im Endeffekt?

2. Leiten Sie aus der Unternehmensstrategie auch Wissensstrategien ab. Welche Kompetenzen wollen Sie in den nächsten Jahren aufbauen?

Diesen Punkt muss ich etwas weiter verbiegen, um ihn in Bezug zu SharePoint zu setzen. Beim Wissensmanagement soll also ein Bezug zwischen Unternehmensstrategie und Wissensstrategie hergestellt werden. Muss ich meine SharePoint Strategie auch von der Unternehmensstrategie ableiten? In gewisser Weise schon. Zum Beispiel bei der Frage der Berechtigungen: Wie offen arbeiten wir innerhalb des Unternehmens oder gar mit externen zusammen? Darf jeder alles sehen oder nur Teile?

Ich gebe ja zu, dass ich hier vielleicht einen gewagten Zusammenhang herstelle, aber ich finde Aspekt wichtig, SharePoint nicht einfach als Tool in einen Werkzeugkoffer zu werfen, sondern bewusst in eine ganzheitliche Strategie einzubetten.

3. Schaffen Sie Rahmenbedingungen, die Generierung und Austausch von Wissen fördern, beispielsweise durch offene Informationsweitergabe, Anreizsysteme, Wissenskriterien in Mitarbeiterbeurteilungen oder Betriebsvereinbarungen zur Zusammenarbeit.

Dieser Punkt ist gar nicht soweit vom letzteren entfernt. Nach der Strategie nun die Kultur und die beeinflusst SharePoint immens. Informationen zu teilen ist nämlich keine reine Frage des Tools sondern vielmehr auch eine des Wollens. Heißt also: Wer bislang nicht mit seinen Kollegen zusammengearbeitet hat und sich statt dessen als "Experte" bitten lässt, der wird auch im SharePoint nicht preisgeben, was er weiß. Da kann die Oberfläche noch so schön und funktional sein. Da wir die User nicht wirklich zwingen können ein Dokument hochzuladen, einen Blogbeitrag zu schreiben oder eine Anfrage im Forum zu beantworten müssen wir dafür sorgen, dass sie es wollen. Hier ist häufig auch vom "Reifegrad des Unternehmens" die Rede (z.B. bei IMPACT), was nichts anderes heißt, als dass wir vorab untersuchen müssen , ob das Unternehmen überhaupt bereit für SharePoint ist. Der kulturelle Boden muss gewissermaßen bereitet sein, damit  SharePoint Früchte tragen kann.

12. Setzen Sie Wissensmanagement konsequent um. Leben und entwickeln Sie die Werte einer offenen und Vertrauensvollen Arbeit.

Auch hier haben wir wieder einen Volltreffer. Konsequente Umsetzung! Möglichst alle sollten mitmachen und sich an die Regeln halten. Weiterentwickeln sollten sich aber nicht nur die Werte, sondern auch die Mitarbeiter und die technische Plattform. Die meisten Lösungen brauchen Moderatoren oder "Kümmerer", die dafür sorgen, dass die kulturellen und organisatorischen Rahmenbedingungen eingehalten werden, damit die neue Arbeitsweise für alle selbstverständlich werden kann.

 

Sicherlich sind das alles keine bahnbrechend neuen Erkenntnisse. Mir hat der Bezug zum Wissensmanagement aber schon in vielen Diskussionen geholfen. Wir haben da mit SharePoint vielleicht etwas technisch neues in der Hand, aber der Rahmen ist schon länger beschrieben und definiert. Im nächsten Teil wird es um konkrete Beispiele für Umsetzung von Wissensmanagementmethoden auf Basis von SharePoint gehen.